SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN

I.- SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN

Les damos la bienvenida al Sistema Interno de Información del GRUPO ELECTRA CALDENSE, formado por las empresas Electra Caldense Holding S.L., Xesgas by Electra Caldense S.A.U., Cingles Comunicaciones S.L.U., Hidroeléctrica Bausen S.L.U., Elecsum Fotovoltaica S.L.U., Electra Caldense S.A., Electra Caldense Energía S.A.U., Comercial Vallesana de Suministros S.A.U. En cumplimiento de la Ley 2/2023, de 20 de Febrero, reguladora de la protección de las personas que informan sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en adelante, la “Ley 2/2023”), las empresas del GRUPO ELECTRA CALDENSE declaran que cuentan con un Sistema Interno de Información, siendo la empresa Electra Caldense Holding, S.L. la responsable del tratamiento de los datos personales conforme a lo dispuesto por la legislación vigente en este ámbito. Con el objetivo de fortalecer la cultura de la información y de las infraestructuras de integridad del Grupo, y de promover la cultura de la comunicación como mecanismo de prevención de acciones u omisiones que puedan constituir infracciones laborales en el ámbito de la Seguridad y salud en el trabajo, penales o administrativas graves o muy graves, así como del derecho de la UE, el Grupo cuenta con una persona Responsable de Cumplimiento Penal (RCP), actualmente la persona responsable del área jurídica del Grupo, quien ha sido nombrado como persona Responsable del Sistema Interno de Información (RSII). Asimismo, el Grupo cuenta con una persona responsable alternativa en caso de que la información señalase como responsable de las mencionadas infracciones a la persona RCP, que es, actualmente, la persona responsable de marketing, servicios centrales y RRHH del Grupo.

Las informaciones referidas se pueden enviar por cualquiera de los siguientes medios:

  • Correo ordinario a la dirección: Plaza Cataluña, número 6, de Caldes de Montbui (Barcelona), a la atención de la persona RCP/RSII, cuando se dirija a la persona RCP o RCP/RSII alternativo, cuando se dirija a la persona responsable alternativa.
  • Correo electrónico: canaletic@electracaldenseholding.com, a la atención de la persona RCP/RSII, o correo electrónico mrxalabarder@electraholding.com, a la atención de la persona RCP/RSII alternativa.
  • Mediante escrito entregado a la persona RCP/RSII o persona RCP/RSII alternativa.
  • Por teléfono 93.865.05.85 solicitando hablar con la persona RCP/RSII o al móvil 621.22.33.41 en el caso de la persona RCP/RSII alternativa. A solicitud de la persona informante, también se podrá presentar la comunicación mediante una reunión presencial con la persona RCP/RSII (o, en su caso, con la persona RCP/RSII alternativa), en el plazo de siete días. Las informaciones verbales realizadas mediante reunión presencial con la persona RCP/RSII (o, en su caso, a la persona RCP/RSII alternativa), deberán documentarse de alguna de las siguientes maneras, previo consentimiento de la persona informante: a) mediante una grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible o (*) Se advertirá a la persona informante que la comunicación será grabada y se le informará del tratamiento de sus datos con lo que establece el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 (RGPD o Reglamento General de Protección de Datos). b) a través de una transcripción completa y exacta de la conversación realizada por la persona responsable de tratarla. Sin perjuicio de los derechos que le corresponden de acuerdo con la normativa sobre protección de datos, se ofrecerá a la persona informante la oportunidad de verificar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación. El Sistema Interno de Información del Grupo cumple con los requisitos del artículo 5.2 de la Ley 2/2023: a) Permite que las personas a quienes aplica la Ley 2/2023 puedan comunicar informaciones, por varios medios, sobre las infracciones previstas en su artículo 2. b) Se gestiona de forma segura, garantizando que las comunicaciones puedan tratarse de forma efectiva dentro de las empresas, así como la confidencialidad de la identidad de la persona informante y de cualquier tercera persona mencionada en la comunicación y de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de la misma, así como la protección de datos, impidiendo el acceso de personal no autorizado. c) Cuenta con un Protocolo de Sistema Interno de Información, de uso del canal interno de información y de actualización de la persona Responsable Penal y del Sistema Interno de Información, que establece garantías para la protección de las personas informantes:
  • Acuse de recibo en el plazo de siete días naturales siguientes a la recepción de la información.
  • Plazo máximo de tres meses para dar respuesta a las actuaciones de la investigación, en los términos del artículo 9 de la Ley 2/2023, cumplimentando y custodiando de forma diligente un Libro-Registro de Informaciones.
  • Posibilidad de mantener la comunicación con la persona informante.
  • Establecimiento del derecho de la persona afectada a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen y a ser escuchada.
  • Garantía de confidencialidad cuando la comunicación sea remitida por canales de denuncia que no sean los establecidos o a personal no responsable de su tratamiento, así como la obligación de que la persona que la reciba la remita inmediatamente a la persona Responsable de Cumplimiento Penal, como Responsable del Sistema.
  • Respeto a la presunción de inocencia y al honor de las personas afectadas.
  • Respeto a las disposiciones sobre Protección de Datos (Título VI Ley 2/2023).
  • Compromiso de remisión de la información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato cuando los hechos

II.- TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 

Electra Caldense Holding, S.L. tratará, como responsable del tratamiento, los datos personales incluidos en las comunicaciones que se reciban y queden amparadas por la Ley 2/2023, con el fin de poder gestionarlas e iniciar, si procede, el procedimiento de investigación correspondiente y adoptar las medidas correctoras que, en su caso, procedan. La base jurídica del tratamiento será el cumplimiento de las obligaciones impuestas por la Ley 2/2023. Si la comunicación contiene datos de carácter especial, estos se tratarán cuando resulte estrictamente necesario para la adopción de medidas correctoras y/o el inicio del procedimiento de investigación correspondiente y/o la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan, de conformidad con la legislación vigente, y en estos casos, la base jurídica será el interés público esencial. El tratamiento de los datos personales será indispensable, cuando sin estos no se puedan cumplir los objetivos y las obligaciones establecidas por la Ley 2/2023. Los datos personales podrán ser tratados por el personal de las empresas del Grupo autorizado para ello únicamente, cuando resulte necesario para la investigación de infracciones en el ámbito del Derecho de la Unión Europea, infracciones penales o administrativas graves o muy graves, así como infracciones laborales en el ámbito de la Seguridad y la salud en el trabajo, para la adopción de medidas correctoras o bien para la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan. Asimismo, los datos personales podrán ser comunicados a terceros en caso de obligación legal, y podrán ser comunicados a la autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competentes en el marco de la mencionada investigación. Los datos personales se conservarán el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados. En caso de que fuera oportuno adoptar medidas correctoras, los datos se conservarán durante todo el tiempo que dure el procedimiento sancionador o penal. También serán suprimidos aquellos datos personales que revelen conductas que no estén incluidas en el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023, así como aquellos datos personales no considerados veraces, excepto que esta falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, caso en el cual se guardará la información por el tiempo necesario durante el cual se tramite el procedimiento judicial. Finalmente, se hace constar que en cualquier momento la persona comunicante podrá solicitar al responsable del tratamiento el acceso a sus datos personales, su rectificación o supresión, o la limitación de su tratamiento, o a oponerse a él, así como el derecho a la portabilidad de los datos, enviando un escrito al correo postal Plaza Catalunya, número 6, de Caldes de Montbui (Barcelona) o al correo electrónico dpd@electracaldenseenergia.com. En caso de disconformidad con el tratamiento de sus datos, podrá presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos, organismo que ostenta la autoridad de control en la materia, ubicada en C/ Jorge Juan, 6 (28001) Madrid (www.aepd.es).

III.- NO REPRESALIAS 

Las empresas del Grupo se comprometen de manera expresa y específica a no llevar a cabo actos constitutivos de represalias, incluidas amenazas o intentos de represalias contra las personas que presenten una comunicación conforme a lo previsto en la Ley 2/2023, y a aplicar medidas de protección durante la tramitación de un expediente respecto de las personas afectadas por una posible comunicación.

IV.- EXENCIÓN Y ATENUACIÓN DE LA SANCIÓN 

Cuando una persona que haya participado en la comisión de la infracción administrativa objeto de la información sea quien informe de su existencia mediante la presentación de la información y siempre que esta haya sido presentada antes de que haya sido notificada la iniciación del procedimiento de investigación o sancionador, el órgano competente para resolver el procedimiento, mediante resolución motivada, podrá eximirlo del cumplimiento de la sanción administrativa que le correspondiese siempre que se acrediten los extremos mencionados en el artículo 40 de la Ley 2/2023.

(*) El Canal Interno de Información permite la presentación de comunicaciones anónimas. (**) No obstante, el uso del canal interno de información es preferente, las comunicaciones también pueden remitirse, en su caso, a la Autoridad Independiente de Protección del Informante o a las autoridades u órganos autonómicos correspondientes, al Ministerio Fiscal o a la Fiscalía Europea, según sea pertinente.